天博买球学生档案管理办法（试行）

第一章　总　则

第一条　为加强学校学生档案管理，促进学生档案管理工作的规范化和制度化，根据《高等学校档案管理办法》《天博买球档案管理办法（试行）》，结合学校实际，制定本办法。

第二条　学生档案是指反映具有天博买球学籍的在校全日制学生德、智、体、美、劳及家庭政治、经济等各方面状况的个人档案材料，是记载和反映学生个人经历、德才成绩、学习和实践的真实依据和历史记录，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。

第二章　工作职责

第三条　学生档案的接收。各学院新生入学档案由学生所在学院负责接收、汇总和审核。

第四条　学生档案的归档。学校组织部、学生处（学生工作部）、教务处、招生与就业服务中心、校团委、各学院等相关单位，负责学生档案材料的收集、归档和移交工作。

（一）招生与就业服务中心负责将招生录取过程中形成的档案材料分解移交至各学院；负责向各学院提供毕业生的毕业派遣信息资料。

（二）组织部、学生处（学生工作部）、教务处、校团委等相关部门负责将学生培养过程中形成的档案材料分解移交至各学院。

（三）学生处分材料由形成部门直接向各学院移交归档。

（四）各学院负责收集整理学生培养过程中形成的档案资料。

第五条　学生档案的管理。各学院负责学生自招生至毕业过程中档案材料的归档、整理、保管、利用服务、转递等工作。

档案馆和校属相关部门负责学生档案管理工作的业务指导。

第三章　归档范围

第六条　入学前档案材料

（一）高中学籍薄（档案册、学籍卡、学籍表） 、高中毕业生登记表等；

（二）参加政治团体有关材料（加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的入党（团）申请书、入党（团）志愿书、转正材料等）；

（三）报考等其他有关材料。

第七条　在校期间人事档案材料

（一）参加政治团体有关材料：加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的入党（团）申请书、入党（团）志愿书、转正材料等；

（二）奖励材料：含校级及其以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金以及参加各类竞赛活动等；

（三）处分材料：学生在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的处分材料；

（四）毕业有关材料：毕业生登记表、毕业体检表等；

（五）其他人事档案材料（包括相关鉴定、考核、考察材料等）。

第八条　在校期间学业档案材料

（一）在校学习有关材料：学生成绩表、实习鉴定表、授予学位决定、学籍异动材料等；

（二）其他应纳入学生档案的学业材料。

第四章　归档、移交和接收

第九条　新生入学后，各学院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生与就业服务中心反馈；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

第十条　新生资格审查完毕，正式取得学籍后，由各学院将新生档案按学院、专业、年级、班次、学号排序，并编制新生档案清单，进行集中规范管理。

第十一条　教务处在向教育部电子注册通过后一周内向各学院提供新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）。

第十二条　各学院按教务处提供的新生正式注册名册对档案进行逐袋签字确认后接收，按照学生专业分类进行管理。各学院应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈至校属相关部门。发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催交补齐。

第十三条　各相关部门应支持各学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法的学生档案材料。

第十四条　各相关部门提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十五条　归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十六条　学生档案移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

如移交材料不符合归档要求，移交单位应按档案管理规定重新整理并办理移交手续。

第五章　查阅和利用

第十七条　查阅学生档案的程序：

（一）各学院原则上只能查阅本学院的学生档案。凡查阅学生档案，须经所在学院行政主要领导批准后，由学生档案专兼职管理员查阅，并按规定办理登记手续。

（二）校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面申请，并经学校分管学生工作领导及所在学院行政主要领导批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定办理登记手续。

（三）外单位查阅学生档案，应由两人以上持其单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学校分管学生工作领导及所在学院行政主要领导批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定办理登记手续。

（四）学生本人和直系亲属原则上不得查阅学生个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学校分管学生工作领导及学院行政主要领导批准后，持本人有效身份证件，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

第十八条　档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料，确保档案材料齐全。

第十九条　学生档案原则上不予外借。特殊情况必须借出使用的，应当由借阅单位出具介绍信，说明借阅理由及归还时间，经学校分管学生工作领导及学院行政主要领导批准同意并严格办理借用手续。

借档单位要妥善保管档案，不得将档案带到公共场所，不得交无关人员保管和转借他人。对借出档案，所在学院档案管理人员要定期催还，并在查阅者归还档案时，认真核对，清点档案材料。

第二十条　查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。如发现损坏、丢失、涂改等情况，档案管理人员应及时根据不同情况，写出书面报告，报学校进行处理，直到追究法律责任。

第二十一条　学生档案属需妥善保管的内部文件。各学院应确定一名院级领导为学生档案工作分管领导，确定学生档案专兼职管理员负责本学院学生档案材料的收集、整理、归档、利用和转递工作。学生档案管理员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

学校在经费、设备等各方面对学生档案管理工作给予支持和保障。各学院应完善档案管理硬件设施，设置专用房间保管学生档案，切实提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。

学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。

第二十二条　档案馆、各学院要抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第六章　转递和管理

第二十三条　每年毕业生派遣前三个月内，各学院要对学生档案管理工作进行集中检查，部署落实有关毕业生档案转递的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十四条　学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国等学籍变动发生后，校属相关部门应及时通知学生所在学院办理档案转递手续。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局EMS寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案原则上不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第二十五条　学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、下编、延期毕业的，校属相关部门应当及时将学生学籍变更通知书送达各学院，各学院应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第二十六条　毕业生档案的转递，由各学院负责，招生与就业服务中心、教务处、学生处（学生工作部）、校团委等部门配合，共同完成学生的档案转递工作：

（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，且单位具有档案保管权力的，其档案按照当年的就业方案进行转递。

（二）考研等继续深造的毕业生，由录取院校出具调档证明后，其档案寄送至录取院校。

（三）委培定向招收的学生按签订的定向或委托培养合同进行档案转递。

（四）因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理档案托管手续的，由各学院将其档案转递至档案托管机构；未办理档案托管手续的，由各学院按派遣证（登记证）将其档案寄送至生源所在地人事部门。

（五）毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，应及时向各学院反映，由各学院负责查询处理。

第二十七条　出国（出境）学习或主动申请退学的学生，其档案由各学院根据校属相关部门提供的学生名单，在征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

第二十八条　退学、被开除学籍的学生，其档案在办理退学手续后由各学院寄送至学生家庭所在地人事部门。

第二十九条　当年未报到入学的新生，其档案由学校招生与就业服务中心统一退转至生源所在地招生管理部门。

第三十条　因故失踪、死亡的学生或因其他原因无法转递而逾期滞留的学生档案，由各学院作为遗留档案保管。

第三十一条　学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的，需经学校分管学生工作领导及学院主要领导签字盖章批准，方可办理档案提前转递。

第三十二条　毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成遗失的，各学院应及时协调处理并采取相应补救措施。

第三十三条　凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第七章　附　则

第三十四条　本办法适用于校属各单位、直属学院和特色学院。合作学院结合实际，参照本办法执行。

第三十五条　本办法由学校档案管理工作委员会办公室（档案馆）和校属相关部门负责解释。

第三十六条　本办法自发布之日起施行。原《天博买球学生档案管理办法（试行）》废止。