天博买球档案管理办法（试行）

第一章　总　则

第一条　为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《云南省档案条　例》等法律法规，制定本办法。

第二条　学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条　档案工作是学校重要的基础性工作，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。档案工作纳入学校整体发展规划，在人员、经费、库房、设备等各方面给予支持和保证，确保档案工作与学校建设发展水平相适应。

第四条　档案是学校的宝贵资源，任何单位、部门和个人都有收集、移交、保护和利用档案的义务，不得将应归档的材料截留或据为己有。

第二章　机构设置、人员配备及职责

第五条　学校档案工作的主管部门是省教育行政部门，接受省档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第六条　学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条　学校成立天博买球档案管理工作委员会，由校领导和档案形成的校属各单位、各学院行政主要负责人组成，负责领导、协调全校档案工作，研究决定学校档案工作的重大事项，受理、处理档案工作中违法、违纪、奖励等事项，对档案工作实行全面监督。

第八条　档案馆是学校永久保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）负责对校属各单位的档案工作进行指导、监督和检查；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第九条　档案工作坚持学校统一领导，集中管理的原则。校属各单位、各学院可根据实际需要，经学校批准设立档案分室单独管理本单位档案，业务上接受学校档案馆的指导和监督，并按规定向档案馆移交永久保存的档案。

第十条　建立由校属各单位、各学院分管档案工作负责人及专（兼）职档案工作人员组成的全校档案工作管理网络，负责本单位档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第十一条　根据学校规模及馆藏情况，配备专职档案工作人员，其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。      

第十二条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职工中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第三章　档案的归档、移交和接收

第十四条　学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。做到“三纳入”、“四同步”，即：把档案工作纳入校属各单位、各学院工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条　学校实施纸质档案材料和电子档案同步归档的管理制度。校属各单位、各学院负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研、管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内文件目录或归档文件目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后及时移交学校档案馆。

第十六条　校属各单位、各学院立卷归档应分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由办公室负责立卷归档；其余按各单位职能职责分工，负责相应门类档案的立卷归档。涉及多个单位的文件材料，由主办单位归档。学校或校属各单位组织承办的重要会议或重大活动形成的材料，由会议或活动的组织单位归档后及时移交档案馆。

第十七条　各类文件材料的归档范围和保管期限，按照《天博买球档案归档范围和保管期限表》规定执行。归档的档案形式包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

归档的档案应当质地优良，书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《天博买球电子文件归档管理办法（试行）》执行。

第十八条　档案材料的归档时间

（一）党政类和能按自然年度归档的档案材料应在次年六月底前归档；

（二）教学类和能按教学年度归档的档案材料应在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档；

（四）重大活动、重要会议档案应在活动结束后一个月内归档；

（五）会计档案中的会计凭证、会计账簿和工资清册等会计资料及电子会计档案，由财务部门保管一至三年，期满后归档。

第十九条　接收档案必须履行相关手续，移交清单，注明移交内容、数量、时间等，交接双方签名并盖章。    

第二十条　校属各单位、各学院以及其他组织委托档案整理、开发利用、数字化服务的，应当与符合条　件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准、保密等内容，并对受托方进行监督。

受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

第二十一条　个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时向档案馆移交，任何个人不得以任何理由拖延或据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。个人向学校捐赠档案的，学校给予表彰奖励。

第二十二条　学校部门、学院和其他组织发生变动或者撤销、合并等情形的，应当按照规定向档案馆移交档案。

第二十三条　  学校领导干部和教职员工因工作变动或退休，应主动将其应归档的档案材料向原单位进行移交归档，不得擅自销毁应归档的档案材料，以维护学校历史记录的完整。

第四章　档案的管理

第二十四条　档案馆应建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

档案馆应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。

第二十五条　 档案馆按照《天博买球档案实体分类方案（试行）》对接收进馆的档案进行分类、编号、排列、上架及保管。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案的利用效果登记。

第二十六条　学校对保管期限已满、已失去保存价值的档案，按照有关规定及时进行鉴定并登记造册，报请校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十七条　档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对破损、字迹褪色的档案应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十八条　档案馆应严格按照《天博买球档案库房管理规则》对档案库房进行科学管理，落实防火、防盗、防虫、温湿度控制等安全措施，对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应立即向校领导报告及时处理，确保档案安全。

第二十九条　涉及国家秘密档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第三十条　 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章　档案的利用与公布

第三十一条　学校档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十二条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡需利用馆藏档案者，均应按相关规定办理手续。

档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应当经分管校领导批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条　档案原则上不外借。个别特殊需要借出的，须报经分管校领导批准并严格办理借用手续；对借出档案，档案馆要定期催还，发现损坏、丢失、涂改等情况，应及时根据不同情况，写出书面报告，报学校进行处理，直到追究法律责任。

第三十四条　 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人同意；涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准；需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，未经学校保密委员会批准不得查阅。

第三十五条　馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或保管单位负责，并在移交时附具意见。

第三十六条　档案馆应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，充分开发利用档案信息资源。

第三十七条　寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十八条　向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。

第三十九条　档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，符合国家保密法规要求，并报请校领导批准。

第四十条  学校鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第六章　档案信息化建设

第四十一条　学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第四十二条　学校档案馆及相关部门应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。校属各单位、各学院应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第四十三条　电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第四十四条　校属各单位、各学院移交的电子档案应当按照相关规定，通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。

档案馆应对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十五条　学校应积极推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。学校应当建设数字档案馆。

第七章条　件保障

第四十六条　学校应将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十七条　学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十八条　学校有计划地为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第八章　奖励与处罚

第四十九条　学校建立档案工作年度检查评比制度，根据学校的档案工作考核制度和档案工作人员岗位职责，对校属各单位、各学院的档案工作进行定期检查和评比，检查结果纳入单位工作及档案工作人员的年度考核内容，对在档案工作中出色完成工作任务或作出突出成绩的单位和个人给予表彰；对没有完成归档任务或造成档案损失的单位和责任人根据有关规定给予教育或处分。

第五十条　学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第五十一条　有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）篡改、损毁、伪造档案的或者擅自销毁档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章　附　则

第五十二条　本办法适用于校属各单位、直属学院和特色学院。合作学院结合实际，参照本办法执行。

第五十三条　本办法由学校档案管理工作委员会办公室（档案馆）负责解释。

第五十四条　本办法自发布之日起施行。原《天博买球档案管理办法（试行）》废止。